Nous traitons les aspects techniques tels que :
LOGISTIQUE ÉVÈNEMENTIELLE, NOTRE EXPERTISE
ACCOMPAGNEMENT
Accompagner votre projet et vos équipes tout au long de l’organisation de l’événement. De l’idée à la réalisation du projet,
Publishing Digital Group est là pour vous.
GESTION
Gestion des visiteurs, des exposants, des inscriptions, de l’hébergement, des badges… :
Publishing Digital Group le fait pour vous.
COORDINATION
Publishing Digital Group met à votre service sa parfaite maîtrise de l’organisation et la coordination globale des manifestations.
Publishing Digital Group prend en charge tous les aspects d’une logistique implacable où le hasard n’a pas sa place.
Dans l’alchimie complexe qui mène à la réussite de tout évènement : séminaire d’entreprise, d’une convention, d’un congrès… la parfaite organisation logistique de l’événement est un facteur clef du succès : sélectionner l’hôtel ou autre lieu d’hébergement le mieux adapté, choisir les meilleurs restaurants dans le respect du budget, s’appuyer sur des équipes efficaces et disponibles à tous les instants, organiser un accueil aéroport et des transferts sans faille, proposer et organiser des activités sportives, ludiques, gastronomiques ou culturelles d’exception, prévoir des solutions de rechange pour les activités d’extérieur en cas de météo défavorable… Publishing Digital Group met son expertise et son savoir-faire dans l’organisation et la mise en scène de tous ces éléments pour assurer la pleine réussite de votre événement.
Quatre bonnes raisons de nous confier l'organisation logistique de votre évènement
- L'excellente connaissances des «must» et des «petits coins de paradis» de la région du fait de notre implantation locale, et nos coups de cœur pour vous aider à choisir les hôtels, restaurants et lieux privatisables les mieux adaptés à votre événement
- Nos négociations tarifaires et notre collaboration au quotidien avec nos partenaires locaux, qui partagent nos valeurs du service client : hôtels de séminaire, palais des congrès, restaurants et lieux de cocktails et soirées, prestataires techniques ou de services prestige dans tous les domaines liés à l'événementiel.
- L'expérience des dirigeants de Publishing Digital Group dans l'organisation logistique d'événements.
- La disponibilité absolue, avant et pendant toute la durée de l’événement, d’un chef de projet Publishing Digital Group basé sur place pour garantir un déroulement parfait de votre événement
Notre équipe prendra en charge l’ensemble des détails logistiques de votre événement, autant en amont que sur place, afin de vous permettre de concentrer votre énergie sur votre contenu et vos invités. Nous devenons votre seul interlocuteur et assurons le lien avec tous les autres intervenants impliqués pour un maximum d’efficacité.
NOS DOMAINES DE CONPÉTENCES
Gestion des inscriptions et accueil
- Conception et réalisation du bulletin d’inscription
- Un service de réservation auprès duquel les participants de la manifestation pourront se rapprocher afin d’obtenir toutes les informations relatives à l’organisation
- Réception et gestion des bulletins et des droits d’inscription
- Confirmation des inscriptions
- Confirmation de l’hébergement auprès de chaque participant inscrit (envoi d’un voucher)
- Ventilation des inscriptions auprès des différentes activités proposées
- Compte rendu régulier de l’état des inscriptions par activité et de l’état des versements
Gestion technique
- Audio : Sonorisation complète des espaces, micros, enregistrements audio…
- Vidéo : Vidéo projecteur, enregistrement vidéo de la manifestation, portables…
- Éclairage scénique et d’ambiance
- Traduction simultanée : La manifestation se déroule en plusieurs langues, nous fournissons cabines de traduction, interprètes professionnels…
- Aménagement des espaces : Tentes, matériel scénique, lumière, décoration, et tout autre type de techniques.
Gestion de l'hébergement
- Des solutions d’hébergement adaptées à tous les budgets
- Conception et réalisation du bulletin de réservation d’hébergement
- Réservation et gestion d’un contingent de chambres choisies par vos soins
- Réception et gestion des bulletins de réservation d’hébergement et des arrhes
- Confirmation de l’hébergement auprès de chaque participant inscrit (envoi d’un voucher)
- Service d’information hébergement sur le lieu du congrès
Restauration
Nous traitons pour vous avec les meilleurs de restauration (Restaurants de spécialités régionales, Etablissements Gastronomiques, Traiteurs …)
- Apéritif-Cocktail
- Cocktail Déjeunatoire & Dînatoire
- Buffet assis
- Déjeuner de travail
- Dîner de gala…
Gestion des espaces professionnels
Nous vous proposons des espaces professionnels à votre dimension qui s’adaptent à votre événement : modularité, agencement sur-mesure selon vos configurations…
- Des plénières en amphithéâtres, mais aussi dans des espaces plus vastes, entièrement adaptables.
- Des salles de réunion pouvant être transformées à votre guise en zone de réception, d’accueil, de restauration
- Des espaces d’exposition qui se transforment facilement en lieux de gala
- Des salles de réunion à la lumière du jour…
Gestion de la Communication visuelle
- Présence de photographe professionnel durant la manifestation
- Gestion des espaces stands
- Identité visuelle de la manifestation par des kakémonos, banderolles, badges, bracelets, tickets, ou autre signes distinctifs des participants
- Signalétique dans le lieu de l'évènement...